الارشيف

                        الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

                                            وزارة التربية الوطنية                                                                                      

                              

 

                                                    

.

المرجـع: المنشور رقم 163 المؤرخ في 11/12/00 والمتضمن شروط وإجراءات الدفع.

  

            بنـاء على ما ورد في المنشور الوزاري المذكور في المرجع أعلاه، لاسيما الفقرة الثانية منه.

ومتابعة للإجراءات الخاصة بظروف حفظ وترتيب الوثائق الإدارية للمؤسسة عموماإستقبال

 الوثائق الموجه للأرشيف, وذالك من خلال تخصيص قاعة للحفظ وتجهيزها بالوسائل والمعدات من رفوف معدنية للترتيب وعلب للحفظ.

أن الترتيب والحفظ الجيد لوثائق المؤسسة من شأنه الرفع من مردودها الإداري والتربوي وهذا طبعا سوف يكون بالإعتماد على جملة من الشروط والإجراءات الواجب مراعاتها ومنها:

 * أولا: شروط و إجراءات الدفع المنظم:

- تخصيص قاعة أو حيز مكاني ملائم من حيث المساحة وظروف الحفظ لجمع أرشيف المؤسسة بالنسبة للمؤسسات التي لا تتوفر على قاعة لحفظ الأرشيف.

- توفير التجهيز المناسب والكافي(رفوف معدنية -  وكذلك العلب أو حزم).

- يكلف السيد مدير المؤسسة عون ذو مستوى مقبول في حالة عدم وجود اختصاصي في مجال تنظيم الأرشيف، تناط إليه مهمة جمع و معالجة الأرشيف الوارد من مصالح المؤسسة وفق الترتيبات التالية:

 - وضع الرزنامة السنوية للتسيير:

-  يضع المكلف بالأرشيف بالتنسيق مع مدير المؤسسة و الطاقم الإداري المسير رزنامة يحدد فيها المصالح المعنية بالدفع و الفترات الزمنية المخصصة لكل مصلحة.(انظر النموذج رقم2الفقرة1 المرفق)

- تهدف هذه الرزنامة بعد وضعها إلى ترغيب مصالح المؤسسة في دفع الأرشيف المتواجد على مستواها   دون اللجوء إلى الدفع العشوائي الذي يهدف إلى التخلص من الوثائق فقط من دون معالجتها.

-تعد الفترة الممتدة من بداية شهر ديسمبر إلى غاية شهر فبرابر من السنة الموالية هي أنسب فترة لتنفيذ   الرزنامة, ومن المستحسن ترك فاصل زمني بين كل مصلحة وأخرى لايتعدى شهر ليتسنى للمكلف  بالأرشيف معالجة الوثائق بكل ارتياح.

- تنفيذ الرزنامة (إجراءات المعالجة والتنظيم):

يقوم المكلف بالأرشيف باستقبال وثائق كل مصلحة على حدا وفق الفترة المخصصة لها في الرزنامة إلى قاعة أرشيف المؤسسة .

- يتم فرز الوثائق و ترتيبها حسب طبيعتها و تواريخها مستعينا في ذلك بمخطط الإحصاء و التصنيف الخاص بالوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات، بحيث يتم مقارنة الوثائق المدفوعة مع مثيلاتها على المخطط و مطابقتها وفق الرموز و أرقام الترتيب الموجود في مخطط الإحصاء و التصنيف السالف الذكر.

- بعد عملية المقارنة و المطابقة يتم الحصول على وثائق مرتبة و مصنفة على شكل ملفات.

- ترتيب الملفات المصنفة في علب و تعطى للعلب أرقاما عددية تسلسلية من 01 إلى x مع كتابة المصلحة سواء أمانة المدير أو الاستشارة أو المقتصدية على الوجه الأمامي للعلبة.

- بعد الانتهاء من عمليات الترتيب و الحفظ في العلب و الترقيم توضع العلب على الرفوف في شكلها الجديد.

- يقوم المكلف بالأرشيف بإعداد جدول الدفع (النموذج1 المرفق)في نسختين بحيث تودع نسخة لدى المصلحة الدافعة وتبقى نسخة لدى المكلف بالأرشيف ترتب في حافظة جداول الدفع بقاعة أرشيف المؤسسة.

- يهدف جدول الدفع كصيغة إجرائية إلى إمكانية جرد الوثائق و الملفات المدفوعة والتحقق من مطابقتها مع محتوى الدفع كما يعتبر وثيقة التزام مشتركة بين الطرفين.

- بعد الانتهاء من إجراءات الدفع وتسليم الجداول، يقوم المكلف بالأرشيف بإعداد سجل خاص بالأرشيف يمسك لديه يتم فيه تسجيل جميع الوثائق والملفات المحفوظة في قاعة الأرشيف وفق (النموذج رقم 3 المرفق).

-فيما يخص عملية الحذف و الإقصاء فإننا نؤكد و في كل مرة أنه يمنع بموجب المادة 18 من القانون رقم 09-88 المؤرخ في 26جانفي 1988 و المتعلق بالأرشيف الوطني حذف أي وثيقة مهما كانت طبيعتها أو تاريخها و كانت مدرجة في مخطط إقصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات ما عدا تلك الوثائق التي   يسمح بإتلافها فقط أثاء عملية المعالجة من خلال حذف بعض الوثائق المدرجة في خانة مضاعفات وجداول الإرسال إن وجد مضمونها بالإضافة إلى الوثائق الغير موجودة في المخطط الإحصاء.

تقييم الرزنامة:

يقوم المكلف بالأرشيف عند الانتهاء من إجراءات الدفع وتنظيم الوثائق و ترتيبها وتسجيلها و حفظها,بإنجاز تقرير وجيز حول مجريات العملية(وفق النموذج2 الفقرة1و2المرفق) ويرسله إلى مصلحة التكوين والتفتيش مكتب  الأرشيف والتوثيق في أجل أقصاه 15 أفريل 2014  وإني أؤكد على وجوب إرسال التقارير المطلوبة قبل هذا التاريخ ليتسنى لنا إنجاز الحصيلة العامة.   

وأخيرا فإني أدعو السيدات و السادة رؤساء المؤسسات التعليمية من أجل الحرص على ترسيخ العمل بأحكام هذا المنشور مراعاة لظروف حفظ و تنظيم وتسيير وثائق أرشيف المؤسسة.

ملاحظة : تستثنى من عملية وضع وتنفيذ الرزنامة المؤسسات حديثة النشأة2013-2014.

 

 

 

 

 

 

                                  

 

    

                   

   نموذج رقم1   

                                                  

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

وزارة التربية الوطنية

مؤسسة:...........

مصلحة:..........                        

رقم الدفع:.........

تاريخ الدفع:.........   

جدول دفع وثائق الأرشيف

                                                                                  

رقم الترتيب

خاص بالوثائق

حجم الدفع

 

 

 

طبيعة الوثائق

تواريخها

عدد العلب أو الحزم

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

 

* إن جدول الدفع  مسؤولية المكلف بأرشيف المؤسسة فهو إجراء تنظيمي للتحقق من الوثائق المدفوعة و ضمان حفظها

 

 

                  التقرير الوجيز حول وضع وتنفيذ وتقييم الرزنامة السنوية

                     لدفع أرشيف المؤسسات التعليمية للموسم 2013/2014.

 

1- جدول وضع الرزنامة:

 

المصالح المعنية بالدفع

الفترة المخصصة لكل منها

(من...............إلى...............)

ملاحـــظات

- أمانة مدير المؤسسة

- المستشارية أو نيابة م.الدراسات

- المقتصدية

 

 

 

 

إن الفترات المخصصة لكل مصلحة في هذا الجدول هي الفترات التي يتم فيها دفع الوثائق إلى قاعة أرشيف المؤسسة وليس تاريخ الوثائق المدفوعة.

 

 

 

 

       

 

 

  2- تنفيذ الرزنامة :(محتوى الدفـع )

 

المصلحة المعنية بالدفع

طبيعة الوثائق المدفوعة

    ( محتوى الملفات )

تاريخـــــها

(تاريخ الوثائق)

حجم الدفع

 (عدد العلب أوالحزم) 

 

 

 

 

 

 

يسجل في هذه الخانة تاريخ الوثائق وليس تاريخ الدفع

 

 

 

3- الصعوبات المتعرضة أثناء التنفيذ:

...................................................................................................

...................................................................................................

...................................................................................................

   ...................................................................................................

                                                           

                                                           حرر بـ.............في..............

                                                                  

                                                                   مديــر(ة) المؤسسة. 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                    

                      

   نموذج رقم03                                                           سجل الجرد العام لوثائق الأرشيف

 

رقم ترتيب العلبة أو الحزمة

رمز تصنيف الملف

نوع الوثائق

 (عنوان الملف)

طبيعة الوثائق

(تفصيل الملف)

تاريخ الوثائق

ملاحظات

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

التعليقات

تعليق السيد المفتش يماني بلقاسم
مفتش التربية الوطنية للمواد

السلام عليكم ورحمة الله

كل الشكر على هذه المساهمات ، المساهمات المفيدة هي التجارب الناجحة في مجالات التسيير الإداري التربوي ، لأن الملاحظ في الميدان أن جوانب كثيرة في التسيير العقلاني للموارد البشرية مفقود وهذا يؤثركثيرا على الجوانب التربوية التعلمية للتلاميذ .